Leben leben Arbeit & Produktion – Digitale Archivierung

Unsere Mitarbeiter:innen digitalisieren Ihre Papierakten und konvertieren sie in ein von Ihnen gewünschtes Dateiformat, sodass Sie die Daten problemlos in Ihre bestehende  IT-Landschaft einpflegen können. Weiterhin können wir Sie auch nach Ihren Wünschen indexieren (verschlagworten) und in einem Dokumenten-Management-System (DMS) ablegen. Danach werden die revisionssicheren Archive auf ein Medium Ihrer Wahl gespeichert und ausgeliefert.

Die Akten werden bei Ihnen abgeholt und in verschlossenen Sicherheitsbehältern transportiert, oder Sie liefern die Unterlagen selbst an. Diese werden während der Bearbeitung bei uns sicher vor Feuer und anderen Gefahren in einem verschlossenen ehemaligen Luftschutzkeller gelagert. Die Übergabe der digitalen Archive erfolgt bei der Rückgabe der Ordner  – also persönlich. Optional bieten wir Ihnen auch die Vernichtung Ihrer Papierakten nach Sicherheitsstufe P3 (DIN 66399) an. Einen Überblick über die einzelnen Arbeitsschritte des Archivierungsvorgangs erhalten Sie auch hier: Archivierung-Plakat.

Selbstverständlich erfolgen die digitale Archivierung und die Aktenvernichtung in unserem Haus nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes.

Unser Angebot in Kürze:

  • Datenschutzgerechter Transport der Akten vom Sitz des Kunden mit unserem Fahrzeug
  • Erfassung der eingegangenen Akten in einer Datenbank und Erstellung eines Datenbankauszugs zum Abgleich
  • Scannen der Dokumente bis DIN A0 (Oversize)
  • Konvertierung der Dokumente in ein vom Kunden gewünschtes Format, z. B. PDF, PDF/A, TIFF, JPEG, Schwarz/Weiß, Graustufen, Farbe
  • Erstellung selbsttragender und revisionssicherer Archive inklusive kostenloser Recherchesoftware
  • Speicherung auf ein vom Kunden gewünschtes Medium (außer Mikroverfilmung)
  • Datenschutzgerechte Vernichtung von Akten bis Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe P3 nach Freigabe durch den Kunden.

Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung – sprechen Sie uns an! Gern kommen wir in Ihr Unternehmen und erstellen Ihnen nach Sichtung Ihrer Akten ein Angebot. Oder Sie machen sich ein Bild von unserer Leistung anhand einer kostenlosen Arbeitsprobe gemäß Ihrer Aufgabenstellung.

Auch bei Fragen stehen wir gern zur Verfügung.

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